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Gestion

Préparez-vous à la migration SEPA !

Beaucoup d’entreprises règlent leurs fournisseurs par virement et/ou prélèvent certains de leurs clients directement sur leur compte bancaire. Elles sont donc concernées par la migration SEPA et dans l’obligation d’ouvrir au plus vite ce chantier. Car au 1erfévrier 2014, elles devront être en règle avec cette nouvelle norme de règlement : à défaut, elles seraient privées d’une partie de leurs encaissements, ce qui pourrait mettre sérieusement en danger leur trésorerie !

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SEPA, c’est quoi ?

Pour bien comprendre la migration SEPA, il faut remonter au 1erjanvier 1999, démarrage de la troisième phase de l’Union économique européenne, à savoir l’introduction de l’euro comme monnaie unique des Etats membres. Une phase qui aboutissait à la mise en circulation des pièces et billets au 1erjanvier 2002. Et dans la foulée, au déploiement d’un grand projet : compléter la monnaie fiduciaire, l’euro, par une gamme européenne unique de moyens de paiement (virement, prélèvement et carte) permettant aux consommateurs, entreprises et administrations de procéder à des paiements dans les mêmes conditions partout en Europe. Le projet SEPA était lancé ! SEPA, pour Single Euro Payments Area (espace unique de paiement en euros). Un projet qui deviendra une réalité en 2012 avec l’adoption d’un règlement européen fixant les conditions d’émission des virements et prélèvements en euros et le calendrier de passage aux normes SEPA.

C’est donc en vertu de ce texte qu’au 1erfévrier 2014, il ne sera plus possible d’utiliser les virements et prélèvements nationaux et que nous devrons tous utiliser les virements et prélèvements européens SEPA !

Des changements importants pour les entreprises

Au 1erfévrier 2014, les conditions de mise en place des virements et prélèvements bancaires seront donc modifiées. Dans ce cadre, le fameux code RIB (figurant sur les relevés d’identité bancaire) sera remplacé par l’IBAN (figurant également depuis plusieurs années sur les RIB), identifiant le compte. IBAN qui devra être associé, jusqu’au 1erfévrier 2014 (si l’entreprise anticipe cette échéance) ou jusqu’au 1erfévrier 2016 pour les paiements transnationaux, à un autre code, le BIC (figurant également depuis plusieurs années sur les RIB), identifiant l’établissement bancaire.

Précision :
ces changements s’appliquent à la fois en France métropolitaine et dans ses DOM-TOM, ainsi que dans les 26 autres Etats membres de l’Union européenne, l’Islande, la Norvège, la Suisse, le Liechtenstein et Monaco. Tous ces pays et territoires devront donc adopter l’IBAN et se conformer à de nouvelles règles, que ce soit pour payer ou pour se faire payer par virement ou prélèvement.

Mode d’emploi pour payer par virement ou par prélèvement SEPA

Payer par virement

Pour pouvoir régler par virement SEPA, il suffit de détenir les coordonnées bancaires du bénéficiaire (fournisseurs, salariés...). Ces dernières sont composées de son code IBAN et de son code BIC(1). Si l’entreprise ne les détient pas, elle doit contacter son créancier pour qu’il les lui transmette.

Payer par prélèvement

• Si l’entreprise a déjà consenti une autorisation de prélèvement à certains de ses créanciers, la seule chose qu’elle doit faire est de s’assurer que ces derniers sont bien en possession de ses identifiants bancaires (IBAN et BIC(1)) afin d’éviter un blocage lors du passage au prélèvement SEPA.

• En revanche, pour initier un nouveau prélèvement SEPA, elle devra compléter et signer un mandat (papier ou électronique), puis le retourner à son créancier. Afin de se donner la possibilité de le modifier ou de le contester, elle devra impérativement conserver la référence du mandat (RUM) mais aussi le numéro unique de son bénéficiaire (ICS).

(1) Code BIC indispensable seulement jusqu’au 1 er février 2014, ou jusqu’au 1 er février 2016 pour les paiements transnationaux.

Mode d’emploi pour se faire payer par prélèvement ou par virement SEPA

Se faire payer par virement

Pour se faire payer par virement SEPA, l’entreprise doit simplement vérifier que son client est bien en possession de ses coordonnées bancaires SEPA, à savoir son code IBAN et son code BIC(1).

Se faire payer par prélèvement

• Pour passer au prélèvement SEPA, plusieurs étapes sont nécessaires.

En premier lieu, si l’entreprise émet déjà des prélèvements, elle doit contacter sa banque pour qu’elle procède à la mise à jour de son contrat. Cette dernière se chargera ensuite de demander à la Banque de France, au nom de l’entreprise, l’attribution d’un identifiant créancier SEPA (ICS). Cet identifiant sera nécessaire à l’entreprise lors de l’émission de ses futurs ordres de prélèvements SEPA.

Ensuite, si ce n’est déjà fait, l’entreprise doit recueillir auprès de ses clients leurs coordonnées bancaires exactes au format IBAN et BIC(1).

Enfin, elle doit obtenir un mandat signé de ses clients lorsqu’elle n’est pas déjà en possession d’une autorisation de prélèvement. Et conserver soigneusement ce mandat.

Précision :
s’agissant des prélèvements nationaux qu’elle émet déjà, si l’entreprise n’a pas à faire signer de nouveaux mandats à ses clients dans le cadre du passage au prélèvement SEPA, elle est quand même tenue de les informer de cette migration. Une information qu’elle pourra leur donner par le biais d’une communication spécifique ou bien au moment de la notification préalable du premier prélèvement SEPA qu’elle effectuera.

Enfin, l’entreprise devra attribuer librement une référence unique à chacun des mandats (nouveaux mandats et autorisations de prélèvement en cours) signés par ses clients : la fameuse RUM. Elle devra également mettre à leur disposition un point de contact leur permettant de modifier ou de révoquer le mandat, par exemple en cas de changement de leurs coordonnées bancaires.

• Une fois ces démarches accomplies, l’entreprise sera apte à émettre des prélèvements SEPA. Mais en respectant là encore une certaine procédure. En effet, elle devra, 14 jours au moins avant l’échéance, indiquer à son client la date du prélèvement, son montant, son ICS et la RUM attribuée au mandat. Une information qu’elle peut lui -donner, par exemple, une fois par an pour les prélèvements récurrents.

Quant à la banque de l’entreprise, elle devra lui transmettre son ordre de prélèvement 5 jours ouvrés au moins avant sa date d’échéance pour qu’elle ait le temps de le traiter. Un délai réduit à 2 jours ouvrés pour les prélèvements récurrents.

(1) Code BIC indispensable seulement jusqu’au 1 er février 2014, ou jusqu’au 1 er février 2016 pour les paiements transnationaux.

Mise à jour éventuelle des logiciels

Les codes IBAN et BIC(1)devant être systématiquement renseignés pour réaliser un virement ou un prélèvement SEPA, les entreprises doivent s’assurer que les logiciels de comptabilité et les logiciels de paie qu’elles utilisent pour effectuer ces opérations sont compatibles. Cela signifie que le module de saisie des identifiants des bénéficiaires doit avoir été mis à jour (en cas de doute, il convient de contacter l’éditeur des logiciels), mais aussi que ces modules doivent contenir, pour chaque compte, un IBAN et un BIC(1).

Glossaire
BIC : Business Identifier Code. Composé de 8 à 11 caractères alphanumériques, le BIC est un code, répondant à une norme internationale (ISO), qui permet d’identifier une institution financière. IBAN : International Bank Account Number. Ce code international est utilisé pour identifier le compte bancaire d’un client. Composé au maximum de 34 caractères alphanumériques, il comprend le code ISO du pays, le numéro du compte client et une clé de contrôle. ICS : Identifiant créancier SEPA. Tout créancier désireux d’émettre un prélèvement SEPA doit être doté de cet identifiant unique attribué par la Banque de France. RUM : Référence unique de mandat. Cette référence, composée de 35 lettres au maximum, permet à un créancier d’identifier un mandat (autorisation de prélèvement) signé par un débiteur.
Pour en savoir plus :
pour plus d’informations sur le passage au virement et au prélèvement SEPA, vous pouvez consulter le site internet du Comité national SEPA : www.sepafrance.fr .

(1) Code BIC indispensable seulement jusqu’au 1 er février 2014, ou jusqu’au 1 er février 2016 pour les paiements transnationaux.

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